Key Responsibilities:

• Memasukkan informasi SPK dari Sales Consultant ke dalam tabel statistik SPK dan menyimpan dokumen secara terpisah

• Memastikan kecocokan kendaraan SPK dengan Inventory Planner, setelah cocok, mengonfirmasi waktu pengiriman kendaraan dengan Sales Consultant

• Membuat, mengelola, dan menyimpan dokumen penjualan (SPK, invoice, BSTK, kuitansi, dll.)

• Menyusun arsip pelanggan setiap bulan setelah pengiriman kendaraan dan menyerahkannya ke bagian keuangan untuk disimpan

• Mengurus pengaturan towing untuk kendaraan

• Mengecek uang masuk dari customer (bukti transfer harus diterima admin)

• Memastikan semua dokumen sesuai dengan standar audit dan kebijakan perusahaan

• Menjalin komunikasi dengan bagian logistik untuk ketersediaan unit dan pengiriman kendaraan

• Membantu koordinasi dengan tim aftersales terkait dokumen garansi, servis, dan klaim

• Memastikan ketersediaan stok kendaraan sesuai permintaan tim sales dan kebutuhan pasar

• Melakukan pemeriksaan fisik unit kendaraan secara berkala (stock opname)

• Mengawasi penyimpanan kendaraan agar sesuai standar (keamanan, kebersihan, dan kondisi unit)

• Berkoordinasi dengan tim Sales Consultant dan Sales Supervisor terkait ketersediaan unit

• Memantau unit kendaraan yang rusak, atau perlu perbaikan sebelum dijual, dan berkoordinasi dengan tim Aftersales

• Mengawasi penggunaan nomor rangka (VIN/Chassis number) agar tidak terjadi kesalahan input

• Memeriksa VIN kendaraan yang datang dan menyerahkannya kepada After Sales untuk PDI (Pre-Delivery Inspection)

Qualifications:

• Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan (lebih disukai Administrasi Bisnis, Manajemen, atau sejenisnya)

• Memiliki pengalaman minimal 1 tahun di bidang administrasi penjualan otomotif atau posisi serupa

• Mampu menggunakan Microsoft Excel, Word, dan sistem DMS (Dealer Management System)

• Teliti, rapi, dan mampu menjaga kerahasiaan dokumen perusahaan

• Mampu berkomunikasi dengan baik dan bekerja sama lintas departemen

• Memiliki kemampuan analisis dasar terhadap data penjualan dan stok unit

• Siap bekerja dengan tenggat waktu (deadline) dan memiliki tanggung jawab tinggi

• Dapat berbahasa Mandarin menjadi nilai tambah